Recomendaciones para las presentaciones orales

Por: Carolina Murcia y Gustavo Kattan

(Adaptado de: Tolf , C.A. 1994. Communicating with Scientific Audiences, Newsletter of the Herpetologists'League)

Las presentaciones orales en los congresos son un medio eficaz para comunicar a la comunidad científica el estado de sus investigaciones. Usualmente tienen un tiempo limitado muy corto , por lo tanto es indispensable que cada conferencista use ese tiempo de la manera más eficaz posible. De la calidad y claridad de esas cortas presentaciones depende la imagen que proyecte el conferenciaste y puede representar que se abran o cierren oportunidades. Una presentación descuidad y desordenada proyecta una mala imagen, sin contar con que es una pérdida de tiempo tanto para el conferencista, quien no logra que su mensaje llegue a la audiencia, como para los asistentes, quienes se sienten desilusionados. A continuación se presenta una serie de recomendaciones para asegurar el éxito de las presentaciones orales.

Preparación de la charla

•  Limite su material: en quince minutos sólo hay tiempo para presentar unos pocos resultados de forma coherente. No trate de presentar el trabajo de su vida en diez minutos.

•  Escoja un juego conciso de resultados relacionados que ilustren de la mejor manera las conclusiones más importantes de su investigación. La idea no es ahogar a la audiencia con todo el trabajo que ha hecho, sino presentar unos puntos importantes con la mayor claridad posible.

•  La secuencia: Introducción (contexto conceptual en que se enmarca su trabajo), Métodos (muy breves), resultados y conclusiones, funciona bastante bien. Trate de que cada frase sea concisa y no haya redundancia. No se gaste tres cuartas partes de su tiempo explicando minucias irrelevantes de los métodos.

•  El exceso de diapositivas es perjudicial para la salud de las charlas. La primera regla de oro es: máximo una diapositiva por minuto.

•  Planee sus charlas de un minuto menos de duración que lo permitido. Con frecuencia suceden pequeñas demoras de última hora que hacen perder tiempo valioso de la charla. Si el tiempo no le alcanza para presentar sus conclusiones, habrá trabajado en vano.

•  Practique , no importa qué tan bien maneje el tema. La improvisación es el peor enemigo de una buena charla.

•  Segunda regla de oro: No insulte la inteligencia de la audiencia. Recuerde que ésta va a juzgar la calidad de su trabajo por el contenido de su charla y la imagen que usted proyecte.

Preparación de ayudas audiovisuales

•  La tercera regla de oro es la sencillez : Recuerde que cada diapositiva va a ser presentada por unos pocos segundos y que la audiencia no tiene tiempo de leerla con detenimiento. Tenga en cuenta que usted quiere transmitir un mensaje claro. No incluya demasiada información en cada diapositiva. Una buena guía es la de incluir sólo lo que cabría escrito a máquina en una tarjeta de 7.5 x 12.5 cm .

•  Es muy tentador hacer gráficas con todos los colores del arco iris y con efectos especiales (3-D, sombras, líneas de colores, fondos de atardeceres en playas tropicales, agggh). No sucumba a esa tentación, déjele los efectos especiales a George Lukas o a Steven Spielberg. Aunque es importante que las imágenes sean estéticamente agradables, la idea es presentar unos resultados científicos con claridad y seriedad . La audiencia cuenta con muy poco tiempo para interpretar una gráfica y si usted esconde sus datos entre paisajes y colores, no va a transmitir efectivamente el mensaje. Si su gráfica no es en tres dimensiones, no la haga en 3-D.

•  En lo posible, haga sus diapositivas con un estilo uniforme, para que su charla no parezca una colcha de retazos de imágenes recogidas aquí y allá.

•  Una imagen vale más que mil palabras. Prefiera las figuras a las tablas para presentar sus datos.

•  Tablas: Si ha seguido el punto No. 2, no incluirá tablas de 20 filas y 10 columnas, que a propósito, parecen un desfile de pulgas proyectadas en la pantalla. Si no lo va a mencionar en la charla, no lo incluya en la diapositiva. Con frecuencia escuchamos, "esta parte no es importante, concéntrense sólo en este numerito de aquí", el cual no se ve ni desde la primera fila con binoculares.

•  Si se va a referir a una diapositiva más de una vez, saque varias copias e intercálelas en la serie. Evite retroceder el carrusel, pues pierde tiempo y aumenta las probabilidades de que se atasque.

•  Piense como un publicista: como hacer la presentación para que el público recuerde su mensaje mucho tiempo después.

Presentación

•  Hable con claridad y hacia el público. No le hable al telón. Trate de mantener un tono de voz moderado, sin gritar, pero que sea escuchado en la parte de atrás del salón. Practique a modular su voz para que no resulte una charla arrulladora.

•  En el receso anterior a su charla, entre al salón y familiarícese con la distribución del telón, del control remoto, micrófono, apuntador y fuentes de luz (sobretodo si necesita ver sus notas). Así no perderá tiempo antes de empezar.

•  Cada diapositiva debe estar perfectamente coordinada con su charla. La idea es que cada imagen complemente lo que está diciendo, no que compita con usted por la atención del público. No incluya diapositivas de relleno. Si no se va a referir a ella, no la incluya.

•  Use el señalador con discreción. No lo mueva innecesariamente sobre el telón pues distrae a la audiencia y deja ver que tan nervioso(a) está usted.

Otros consejos

•  No empaque sus materiales y documentos en el equipaje que va a chequear. Llévelos siempre en la mano. Su maleta es prescindible y en caso de que se extravíe, usted siempre puede comprar otro cepillo de dientes, pero eso no puede hacerlo con su material para la charla.

•  Preséntese al moderador de la sesión con anterioridad, así el moderador se asegura que los conferencistas de esta sesión están presentes. Acate las instrucciones del moderador. No lo(a) obligue a callarlo a la fuerza si usted se excede en el tiempo.

Esperamos que estas instrucciones le sean de utilidad para este y otros congresos. Recuerde que una charla en un congreso es su carta de presentación profesional. Es difícil creer en la calidad de un trabajo si la presentación es descuidada e irrespetuosa.

Recomendaciones para las presentaciones en póster

Por: Carolina Murcia y Gustavo Kattan

Las presentaciones en póster son un medio efectivo para ofrecer una ponencia en un congreso científico y son tan válidas como las presentaciones orales. Los pósteres son cada vez más populares debido a que con frecuencia no hay suficiente tiempo para incluir todas las ponencias como presentaciones orales. Algunos autores incluso prefieren esta modalidad por varias razones: 1) permite interactuar con la audiencia en una forma más personal y con más flexibilidad de tiempo. 2) los asistentes pueden asignar su tiempo según sus intereses y leer con más detenimiento aquellas ponencias que más les interesan. 3) algunos resultados requieren presentaciones muy complejas que no se prestan para un formato de diapositiva. Aunque las presentaciones en póster no están limitadas a 15 minutos de exposición, si tienen dos limitantes que deben ser tenidas en cuenta para maximizar su eficacia: En primer lugar, hay un límite de espacio, y en segundo lugar, el público no es cautivo y puede pasar de largo sin leer su póster. Por lo tanto el mensaje debe ser presentado de forma atractiva y con uso eficiente del espacio.

Preparación

1. Tenga en cuenta el espacio físico que tiene disponible y divídalo en proporción a la importancia de las distintas secciones, dándole más énfasis a resultados y conclusiones. Diseñe su póster en pequeños módulos que le faciliten el transporte e instalación. Los módulos pueden ser rectángulos de cartón (p.e. cartón paja) de ¼ o 1/8 de pliego, donde van pegados los distintos componentes del póster.
2. Diseñe la estructura del póster como un diagrama de flujo que conduzca la lectura paso a paso. Si es necesario, use flechas para indicar la secuencia de lectura.
3. Piense en un título atractivo, que capte la atención del lector. Use letra grande y un tipo fácil de leer.
4. La presentación de un póster no es quitarle la grapa al manuscrito y pegarlo en la pared como un edicto. La audiencia normalmente no tiene la disposición para pararse a leer textos interminables. Por lo tanto, la introducción debe ser corta y sustanciosa. Restrinja los métodos al mínimo indispensable. Presente sus resultados en bloques compuestos de imágenes y gráficas sencillas. Minimice el uso de tablas. Presente las conclusiones en frases contundentes y concisas.
5. Use letra grande y fácil de leer. Tenga en cuenta que el público está leyendo parado y a distancia.
6. Haga su póster atractivo y agradable. Use ilustraciones a color de los organismos o sistemas del estudio. El cartón de base puede pintarse o cubrirse con un color llamativo para destacar el póster. Sin embargo, conserve el buen gusto y la sobriedad. Aunque en cierta forma podría concebirse el póster con una mentalidad publicista, no olvide que se trata de una presentación científica.
7. Generalmente so se sabe de antemano el tipo de sustrato donde se fijará el póster. Por lo tanto, esté preparado(a) y lleve tachuelas y cinta de enmascarar, ya que esta no daña las paredes.

Presentación.

1. Asegúrese de estar junto a su póster durante la totalidad del tiempo asignado. De lo contrario perderá una de las ventajas del póster: la posibilidad de discutir su trabajo con los lectores.
2. Esté preparado(a) para contestar preguntas relacionadas con su trabajo.
3. Su presencia debe ser discreta, no agobie a los lectores con explicaciones no solicitadas. Espere a que le pregunten. Use un tono de voz moderado, recuerde que está compartiendo un espacio con otros expositores.
4. Algunos autores acostumbran tener disponibles copias de una hojita impresa con los aspectos más relevantes de su trabajo (p.e. una figura o una tabla importante) que complementan la información del resumen.